Sammenhængen mellem GDPR og HR er en kunst i sig selv. Det bliver lettere at overskue HR, hvis vi opdeler vores HR aktiviteter i:
- Rekruttering
- Under ansættelsen
- Fratrædelse
I hver af disse områder kan du have et hav af processer, som du skal have styr på ift. GDPR.
Rekruttering
Når du er heldig at få en ansøger til en ledig stilling, så begynder du også at behandle deres personoplysninger.
Derfor skal du gøre dig klart hvordan du efterlever persondataforordningen. Du har eksempelvis en oplysningspligt til ansøgerne i det øjeblik, at du indsamler deres oplysninger.
Du skal også oplyse om hvorlænge, at du opbevarer jobansøgningerne, og sørge for at bortskaffe disse sikkert når du ikke længere har grund til at opbevare dem. Hvis du ønsker at opbevare jobansøgningen til en eventuelt kommende ledig stilling, så kan det være en god idé at indhente et samtykke hertil.
Der er flere andre aktiviteter i forbindelse med rekruttering, hvor du ift. persondataforordningen bør være opmærksom på behandlingen af personoplysninger fx
- indhentning af referencer
- personlighedstest
- indhetning af straffe og børneattester
- anvendelse af oplysninger fra sociale medier
- begrænsning af adgang til jobansøgernes personlige oplysninger.
Når du er heldig at have ansatte til at hjælpe din virksomhed, så har du løbende personaleadministrative opgaver, som naturligvis kræver at du behandler den ansattes personoplysninger.
Under ansættelse
Under ansættelse skal du blandt andet være opmærksom på følgende aktiviteter:
- Lønkørsel
- Tidsregistrering
- Medarbejdersam