.legal (dotlegal) har lavet et GDPR-system “Privacy”, som store og små virksomheder kan anvende til at få styr på deres GDPR-dokumentation.
I denne artikel kan du få mere indsigt i hvordan, at man kan anvende deres system til at blive GDPR-compliant.
Hvordan fungerer jeres software?
Privacy-platformen fra .legal er en GDPR-dokumentationsplatform.
Udviklet i samarbejde med juridiske eksperter fra Bech-Bruun, har vi skabt en platform, der er nem at bruge, intuitiv og samtidig sikrer, at alt det juridiske er i orden.
Vores skabelontilgang gør det at komme i gang med din dokumentation. Du kan tage udgangspunkt i vores standard skabeloner og best practices, som er blevet udarbejdet af erfarne jurister.
På den måde slipper du for at skulle starte fra et blankt stykke papir.
Hvilke dele af GDPR-reglerne kan man efterleve ved at anvende jeres software?
Med vores platform kan du nemt håndtere GDPR-dokumentationen, og du kan være sikker på, at alt er i orden i forhold til de juridiske krav.
Modul: Dokumentation af behandlinger
Privacy hjælper dig med at dokumentere dine behandlingsaktiviteter i overensstemmelse med GDPR. Med dette modul kan du nemt dokumentere hvem du behandler data på, hvilke data der behandles, hvorfor det er tilladt at behandle dataene og hvor længe dataene opbevares.
Privacy’s indbyggede hjælp, skabeloner og forslag, gør det nemt for dig at overholde minimumsdokumentationen og sikre, at dine dokumenter er i orden. Med dette modul kan du være sikker på, at din dokumentation er komplet og i overensstemmelse med GDPR.
Modul: Registrer og dokumentér delinger af data
Med dette modul kan du registrere delinger af data til f.eks. databehandlere og andre tredjeparter som f.eks. en myndighed, i forbindelse med dine behandlingsaktiviteter.
Du kan også registrere delinger, hvor du modtager data, f.eks. fra kunder. Privacy hjælper dig også med at overvåge delinger til usikre tredjelande.
Modul: Artikel 30 fortegnelse
Dette modul giver dig mulighed for at trække en opdateret artikel 30 fortegnelse baseret på din dokumentation af behandlingsaktiviteter. Du kan hente både en fortegnelse for virksomhedens rolle som hhv, dataansvarlig og databehandler, samt filtrere efter f.eks. HR-fortegnelser.
Modul: Håndtering af større koncerner
Hvis du er en koncern med flere dataansvarlige selskaber, kan du med dette modul dokumentere for flere selskaber, uden at skulle dobbeltregistrere dokumentation.
Du kan styre adgangen for kollegaer, så de kun får adgang til de selskaber, de skal dokumentere for, og du kan hente individuelle fortegnelser for alle selskaber.
Modul: Risikovurdering af behandlingsaktiviteter
Med dette modul kan du udføre risikovurderinger af dine registrerede behandlingsaktiviteter.
Du får adgang til et katalog med risikoscenarier, som er udarbejdet i samarbejde med Bech-Bruun, og du kan lave en konsekvens/sandsynlighedsvurdering.
Privacy udregner også automatisk en kritikalitet baseret på din dokumentation af behandlingsaktiviteten.
Modul: Systemoverblik
Med dette modul kan du lave et overblik over de systemer, du benytter i organisationen.
Du kan registrere sikkerhedsforanstaltninger og slettefrister på systemniveau, knytte databehandlere til systemer, og koble systemer til de behandlingsaktiviteter, hvor de benyttes.
Du kan desuden gemme dine databehandleraftaler direkte i Privacy, så du har alt GDPR-dokumentation samlet et sted.
Modul: Planlæg årshjul og opgaver
Årshjul-modulet giver mulighed for at planlægge og organisere jeres GDPR-aktiviteter gennem et år.
Modulet giver adgang til en katalog med over 40 standardopgaver og kontroller, udarbejdet af Bech-Bruuns eksperter.
Aktiviteterne dækker over politikker, procedurer, tilsyn med databehandlere og ajourføring af dokumentation. Altså hjælper årshjulet dig med at komme rundt om alle dine GDPR-aktiviteter.
Brugere kan planlægge, hvem der skal udføre de enkelte aktiviteter og hvor ofte de skal udføres.
Den enkelte bruger får derefter adgang til sine opgaver via det indbyggede opgave-board, hvor opgaverne kan udføres ud fra en tjekliste af underopgaver.
Den ansvarlige bruger bliver automatisk notificeret, når opgaverne skal løses og har desuden mulighed for at tilføje opgaver til sin Outlook-kalender.
Har I en support, som hjælper med GDPR?
Vi har en omfattende dokumentation og vejledning til rådighed, som kan hjælpe med at besvare de fleste spørgsmål.
Derudover tilbyder vi også træning og vejledning for at sikre, at vores kunder får mest muligt ud af vores platform.
Vi stræber efter at have et højt serviceniveau, og vi er altid klar til at hjælpe vores kunder med at opfylde deres GDPR-behov.
Vores support er på både dansk og engelsk og kan tilgås på både på mail og telefon.
Hvor mange brugere kan man have med systemet?
Vi har bygget Privacy, så det er muligt at samarbejde om compliance-arbejdet.
Derfor får I ubegrænsede brugere på platformen. Det skal ikke være antal brugere, der bliver en begrænsning for jeres dokumentationsarbejde.
Vi har bygget en brugervenlig og intuitiv platform med fokus på, at det skal være muligt at decentralisere GDPR-dokumentationsopgaver.
Her giver vi mulighed for, at flere kan samarbejde om dokumentationsarbejdet, også selvom en kollega måske ikke nødvendigvis har læst GDPR-forordningen, vil denne kollega stadig kunne levere sin viden omkring de arbejdsopgaver, denne udfører.
Kan vi bruge jeres software til vores udenlandske aktiviteter?
GDPR er en EU-forordning, og derfor er reglerne de samme for alle EU-lande.
Platformen kan I sagtens bruge til at dokumentere for selskaber i andre lande.
Det sted, hvor reglerne kan variere, er f.eks. ift. behandlingsgrundlag – som udgangspunkt kommer Privacy med GDPR-hjemler + den danske databeskyttelseslov, men I kan sagtens supplere op med lovsamlinger fra f.eks. Tyskland og Spanien efter behov.
Har I en engelsksproget version?
Privacy fås på dansk og engelsk.
I vil selv kunne vælge, hvilket sprog I ønsker at køre som udgangspunkt, men herefter vil de enkelte brugere i platformen også kunne vælge, om de vil bruge den danske eller engelske version.
Har I en gratis version af jeres software?
Det er muligt at få en gratis 30-dages prøveperiode af Privacy.
Her får I fuld adgang til platformen og til alle dens funktioner.
Hvis I vælger at fortsætte med Privacy efter prøven, kan I selvfølgelig beholde det arbejde, I har lavet i prøveperioden.
Hvem bruger jeres GDPR-software?
Det er svært at lave en hel skarp målgruppe, da dokumentationskravene er de samme, om du er en lille bager eller et stort C25 selskab.
Kompleksiteten vil variere, men du har behov for de samme funktioner.
Vores mindste kunde har ca. ti ansatte og vores største har flere tusinde. Vi henvender os bredt, og alle er velkomne til at kontakte os for at finde ud af, om vi er et match ift. jeres behov.
Hvordan bliver man kunde hos jer?
Via vores hjemmeside: dotlegal.com/da/privacy har I både mulighed for at bestille en demo/snak, hvor I har mulighed for at uddybe jeres behov, og vi kan præsentere produktet ud fra dette.
I har også mulighed for at tilmelde en gratis 30-dages prøveperiode.
Her får I adgang til produktet samt en gennemgang med vores onboarding-team for at sikre, at I kommer godt i gang.
Er I databehandler?
Ja, vi er databehandler.
Vi vil indgå en databehandleraftale i forbindelse med udarbejdelse af aftale på Privacy. Vi følger EU’s standard databehandleraftale.
I kan læse mere om vores terms og se vores databehandleraftale på denne side.
Udsender I materiale, som gør tilsynet let for jeres kunder?
Vi er ISAE 3000 certificerede.
Hvor kan man læse om jeres GDPR?
Alle kan læse om vores GDPR via følgende links på vores hjemmeside:
Man kan finde en oversigt med vores priser her.
